Стартовая настройка Word

Хочу начать с самого простого, я бы даже сказал «примитивного» ! Хотя оно и очень просто, но практика показывает, что очень многие люди не догадываются о такой возможности сделать свою работу в Ворде более комфортной и быстрой.

И так приступим !

Представьте себе, что Вы впервые запустили программу Ворд. Может Вы купили новый компьютер, может Вы переустановили Офис от Майкрософта или даже просто сели за компьютер, за которым никогда раньше не сидели, но Вам в будущем предстоит проводить за ним много времени. Что первым делом нужно сделать ? Правильно – обжиться, создать свое комфортное рабочее пространство.

Как это сделать ? Очень просто ! Нам нужно чтобы все самые необходимые и часто используемые кнопки были под рукой – то есть на расстоянии одного клика от нашего холста (рабочего листа). Оказывается – это можно элементарно настроить ! Для этого наводим курсор мышки на панель инструментов в верхней части окна, и на любом пустом месте кликаем правой кнопкой той самой мышки. В появившемся меню выбираем самый нижний пункт «Настройка».

Кстати, в выпавшем меню, мы можем посмотреть, какие из панелей инструментов у нас уже включены. В принципе, мы же можем просто-напросто взять и включить все панели инструментов. Это даст нам доступ ко всем кнопкам, но, во-первых, все панели инструментов буду занимать много места на экране, которое нам и так пригодится для самого документа, над которым мы работаем, а, во-вторых, нам все кнопки не нужны. Их там слишком много и на все случаи жизни, а нам нужны только самые необходимые которые мы будем использовать каждый день, или хотя бы раз в неделю. Для этого оставляем только две панели инструментов – «Стандартная» и «Форматирование», и добавляем в них все нужные нам кнопки.

Так вот – зашли мы в «Настройки». Выбрали закладку «Команды». И видим то, что показано на рисунке 2. А теперь Вам нужно просмотреть какие кнопки имеются в наличии и просто добавить все необходимые к себе в существующие панели инструментов.

Для этого, в левом окошке выбираем первую категорию «Файл», а в правом окошке мы видим кнопки, которые входят в эту категорию. Смотрим, что из них нам нужно и добавляем в свою панель инструментов. Не забываем прокручивать скроллинг вниз – чтобы ни ода кнопка не прошла мимо нашего внимания.

СОВЕТ ! Добавляем кнопки самым простым «перетаскиванием» - нажимаем кнопкой мышки на нужную нам кнопку в правом окошке и, не отпуская кнопку мышки, тянем кнопку до нужного нам места на панели инструментов. Аналогично, если Вам не нравиться существующий порядок кнопок на панели инструментов – Вы можете поменять их местами так же простым «перетаскиванием».

ВАЖНО ! Следующий момент я считаю важным - поскольку на его разгадку я сам потратил когда-то очень много времени. А именно вопрос – что делать с ненужными кнопками которые уже есть на панели инструментов ? Как их удалить ? Разгадка ужасно проста – но это сейчас она простая – и для Вас она будет простой – поскольку я вам её расскажу ! Чтобы удалить лишние кнопки с панели инструментов – нужно их просто «перетащить» мышкой с панели инструментов в любое пустое место кроме самих панелей инструментов и открытого окна настройки. Вот так все просто – Вы как бы просто сбрасываете эти кнопки с панели и «отпускаете» их.

Таким образом, Вы один раз должны пройти все категории и просмотреть все кнопки, чтобы ничего не пропустить и вытянуть наверх все нужные кнопки.

СОВЕТ ! Советую кнопки «Создать…» и «Печать…» добавлять именно с троеточием, потому, что эти кнопки, при их нажатии, дают возможность выбрать дополнительные свойства данного действия. Например, кнопка «Печать…» дает возможность выбрать принтер (их списка установленных), количество копий, свойства печати (односторонняя, двухсторонняя) и т.д. Кнопка «Создать…» дает возможность выбрать шаблон, на котором будет создан новый документ. Про шаблоны кстати тоже скажу пару слов ниже.

И так, мы прошли все категории и просмотрели все кнопки и выбрали все необходимые кнопки. И наши две панели инструментов имеют приблизительно такой вид (сравните с предыдущими рисунками) :

Конечно, я настраивал эти панели исходя из своих личных предпочтений, и у Вас панели будут выглядеть немного по другому – главное чтобы Вам было удобно, и Вы чувствовали, что Ваш Ворд заточен именно под Вас, а это очень даже приятно осознавать.

Я только хочу посоветовать из личного опыта на что особенно стоит обратить внимание и какие кнопки особенно полезны :

1. В категории «Web» есть кнопка «Адрес». Я её вытянул на самый верх, так как она занимает больше всего места. Она показывает место расположения файла, с которым вы работаете. И это касается не только веб-ресурсов. Она так же прекрасно демонстрирует Вам место (диск, папку) на локальном диске, где записан данный файл.

2. Рекомендую, так же, вытянуть на панель кнопки для работы с таблицами «Добавить ячейку, строку, столбец», «Удалить ячейку, строку, столбец», «Объединить/Разбить ячейки» и т.д. Штука полезная – чтобы не лазить глубоко в менюшки при работе с таблицами. А у меня, по роду работы, таблицы бывают в каждом втором-третьем документе.

3. Так же полезные кнопки «Увеличить размер шрифта на 1 пикс» и «Уменьшить размер шрифта на 1 пикс». Объясню для чего – допустим у Вас большой и красиво отформатированный текст (с разными размерами шрифтов в заголовках и основном тексте и т.д.), но он Вам чуть-чуть не влазит на нужное количество страниц. Так вот чтобы вручную не уменьшать размер каждого из заголовков, подзаголовков, основного текста и т.д. – Вы просто выделяете все вместе и жмете кнопку «Уменьшить размер шрифта на 1 пикс». И весь текст уменьшается пропорционально – большие шрифты остаются относительно большими.

На этом можно Стартовую настройку Ворда считать завершенной !

ШАБЛОНЫ !

Но есть ещё один хороший способ персонализации Ворда под себя, это - шаблоны.

ВАЖНО ! Файлы шаблонов имеют расширение *.dot. И именно по расширению файла Вы сможете различить документ Ворд (расширение *.doc) от шаблона.

Шаблоны придумали для того, чтобы у Вас не было необходимости каждый раз начинать форматировать ещё пустую страницу. Допустим в Вашем Ворде в шаблоне normal.dot, по умолчанию установлен шрифт arial 10, а Вы его терпеть не можете ! Он Вас просто нервирует, и Вы каждый раз при создании нового документа вручную меняете шрифт на times new roman 12. Так вот, чтобы Вам не пришлось это делать каждый раз вручную, придумали шаблоны.

Вам достаточно открыть шаблон normal.dot (кнопка «Создать…»), сделать все нужные правки, и с помощью команды «Сохранить как…» сохранить его как шаблон (с расширением *.dot). Вы можете исправить не только шрифт и его размер, но и размер полей, цвет шрифта и многое другое.

В принципе, в шаблон можно забить сразу и какой-то нужный текст, например, подпись – «С уважением, директор АО «МММ» ________________ Голубков Л.И.» или что-то ещё. Учитывая такую возможность, можно же создать любое количество шаблонов – не забываёте только сохранять их под разными именами с расширением *.dot. И уже с использованием шаблонов быстро и красиво клепать однотипные письма или другие документы, и экономить при этом кучу времени – вместо того, чтобы долго и скрупулезно форматировать и набирать с чистого листа каждое письмо или документ.

Ну, на сегодня, пожалуй, достаточно информации. Переваривайте, внедряйте, используйте и работайте не много, но эффективно !!! Удачи !!!