пятница, августа 21, 2009

Шаблоны Word ч.2

Здесь я постараюсь ответить на те вопросы, которые вызвал первый пост о шаблонах.

Во первых, на счет редактирования главного шаблона который используется по умолчанию. Мы уже знаем, что он называется normal.dot. Но вот какую хитрость я заметил в Word 2007. Обычным способом, который я описывал, и который успешно использовал в предыдущей версии Ворда, здесь у меня не получалось его изменить. Ворд, как бы, просто не видит его среди доступных шаблонов, и соответственно при сохранении нового созданного шаблона, мы в окне не видим нужный нам файл normal.dot, чтобы поверх него записать новый шаблон.
Меня это заинтересовало – и я начал копаться и искать причину. Причина всегда есть ! Нужно только её найти. И я нашел ! Я залез обычным проводником по тому адресу, где хранятся все шаблоны и посмотрел, что же там у нас творится. А перед этим я для наглядности создал три разных шаблона (с разными шрифтами, размером шрифтов и форматом абзацев), и для простоты назвал их соответственно : 1.dotx, 2.dotx и 3.dotx.
Так вот что я нашел в этой папке (напомню адрес : C:\Documents and Settings\ Ігор\ Application Data\Microsoft\Шаблоны) :


Так вот там было три моих шаблона и «НОРМАЛ». Но ! Обратите внимание – что шаблон «нормал» был с другим расширением : normal.dotm. Вот где секрет ! Открыв окно сохранения документа (которое я приводил в первой части), и, открыв выпадающую менюшку типа файла, я обнаружил что *.dotm – это расширение шаблона Ворд с поддержкой макросов. Сколько я ни пробовал – просто сохранить шаблон «нормал» поверх существующего, Ворд мне не разрешил, поскольку новый шаблон мы создавали с использованием этого шаблона и программа считает его открытым – а потому не может записать поверх него.
Тогда я придумал более хитрый ход. Я опять же таки проводником залез в папку с шаблонами и прямо с проводника открыл шаблон normal.dotm простым двойным кликом, поменял все что нужно было и нажал кнопку «Сохранить» (но только не «Сохранить как…» и не меняя название и расширение файла). Вот и всё – и основной шаблон у меня уже такой, как я хочу.

А теперь по поводу других шаблонов. Как мы уже говорили – создаем, правим, и сохраняем в конкретную папку с расширением *.dotх. До сих пор насколько я понял – все получается и проблем не возникает (помним, что у меня тоже для наглядности и чистоты эксперимента создано три шаблона и положены они в ту же папку).
Далее в главном (выпадающем) меню Ворда (в левом верхнем углу – обычно кружочек с разноцветными квадратиками внутри) выбираем самую первую кнопку «Создать» (точек там не нарисовано – но это оно), и видим следующее окно :



Тут мы можем выбрать шаблон из списка «Последних использованных». Но есть нюанс – если Вы создали шаблон – но ещё ни разу его не использовали – то его не будет в этом списке. Для таких случаев, в левой вертикальной менюшке есть такая кнопка – «Мои шаблоны» - вот там хранятся все созданные вами шаблоны. Если нажать эту кнопку – вы увидите все шаблоны из нашей волшебной папки – и сможете выбрать любой.


После того, как Вы выбрали шаблон – нажимаете кнопку «Создать» - и начинаете работать уже над самим документом.
При чем, обратите внимание – создать можно и документ и шаблон. Просто программа избавит вас необходимости вручную выбирать тип файла.
Кроме того, обратите внимание на вертикальное меню с левой стороны экрана (на рис.2). Там, во-первых, есть кнопка – «Установленные шаблоны», которые можно просмотреть и тоже использовать для создания документов. А во-вторых, есть целый список категорий готовых шаблонов от Майкрософт. Не во всех категориях что-то есть, и не все они представляют какую-то ценность, но ради интереса разок просмотреть некоторые из них можно – чтобы создать свое собственное впечатление, а может и воспользоваться готовыми шаблонами.
Ага, и ещё вы наверное обратили внимание, что Ворд предлагает создать «Новую запись блога». Идея понятна – автоматизировать публикацию постов прямо из текстового редактора – идея очень даже хорошая. Тем более, что Майкрософт, я так понял, дружит с Блоггером, поскольку среди списка блогов они сразу предложили Блогер. Но с разбегу у меня пройти все настройки такой автоматической публикации пока не получилось, да и в ходе настройки мне подумалось, что может и не стоит из-за экономии пары кликов мышки, палить и на Блогере и вообще в интернете, что Word у меня по чужой лицензии работает. Но если вдруг надумаю, и у меня получится настроить такой сервис – обязательно опишу в блоге, как я это сделал.
А пока все ! Удачи !
Желаю Вам приятной работы.

понедельник, августа 17, 2009

Война версий Word окончена !

Раз Лариса задала этот вопрос – значит нужно на него ответить. Специально для Ларисы я сейчас объясню, в чем существует конфликт версий Ворда и как он разрешается.
На самом деле никакого конфликта не существует. Это самый простой маркетинговый ход компании Майкрософт с целью продать новый продукт, перевести народ массово на новую версию программы и заработать на её продажах. Все предельно просто.
А нам – обычным пользователям нужно помнить следующее :
«Каждая последующая версия Ворда (или любой другой программы из пакета Майкрософт офис) всегда читает форматы всех предыдущих версий этой же программы. И наоборот – более старая версия программы не будет читать формат более новой версии программы !»
Вот и все ! Этим нам и нужно руководствоваться ! А для чего так сделано – вы уже сами понимаете – чтобы все постепенно переползали на новую версию, покупали её, а компания зарабатывала. Не наше дело оценивать моральную сторону такого хода – это бизнес ! Наше дело – знать реальную ситуацию и уметь находить выход из неё.
А выход очень простой ! На сегодняшний день, наверное, уже не осталось людей, которые работают на версии Ворда ранее 1997 года – поэтому принимаем этот формат как общепринятый. То есть мы может уверенно сказать, что если мы свои документы будем сохранять в формате *.doc (Word 1997-2003), то его смогут прочитать все – и те, у кого Word 2007, и те, у кого любая версия Ворда с 1997 года. Вот и вся разгадка ! А теперь как это сделать с практической стороны :
1. Создаем любой документ в своем новеньком и супернавороченном Word 2007. Кстати – для общего развития - Word 2007 сохраняет документы в своем новом формате с расширением *.docx. Так что, если у вас будут проблемы с открытием документа, который имеет расширением *.docx, то вы уже будете знать что это формат Word 2007, и ничем другим Вы его не откроете.
2. И так, документ мы создали, набрали нужный текст, отформатировали его, как душа пожелает – ну дошло дело до сохранения. Нажимаем кнопку «Сохранить», или дискетку на панели инструментов, или комбинацию клавиш на клавиатуре «Ctrl+S» (кстати, я думаю по поводу комбинаций клавиш написать отдельный пост). В результате любого их описанных действий у нас открывается окно «Сохранение документа». Вот оно :


Далее в поле «Тип файла» нажимаем стрелочку вниз и у нас выпадает список всех доступных форматов для сохранения нашего документа. Обратите внимание на третью строчку сверху выпавшего меню – там написано «Документ Word 97-2003 (*.doc)». Это и есть то, что нам нужно. Мы выбираем этот формат, вписываем название файла и жмем кнопку «Сохранить».
Вот и все – мы сохранили наш документ в таком формате, что все пользователи Ворд смогут его открыть и прочитать и работать с ним, вне зависимости от версии установленного у них Ворда.
Раз у нас уже зашла тема форматов текстовых документов – хочу ещё рассказать два слова о таком формате документов как *.rtf (rich text format). Это практически универсальный формат, который читают практически все версии всех текстовых редакторов. Он, в основном, используется более профессиональными пользователями благодаря своей универсальности и не привязанности к формату любого из производителей конкурирующих текстовых редакторов. Поэтому – если не знаете, чем ваш читатель будет открывать созданный вами документ, на всякий случай делайте резервную копию документа в формате *.rtf, и отправляйте два файла, чтобы быть уверенным что не будет никаких проколов. Как это сделать вы уже знаете – просто в выпадающей менюшке «Тип файла» прокрутите ползунок вниз и там найдете – «Текст в формате RTF (*.rtf). На этом, наверное, все – по этому вопросу добавить больше нечего.
Надеюсь, я ответил на вопрос. Если будут ещё – пишите – отвечу.
Желаю приятной работы.

воскресенье, августа 16, 2009

Шаблоны Word

Раз возник такой вопрос – значит, нужно на нем остановиться поподробнее.

И так, что такое шаблоны и с чем их едят ? Если Вы, не знаете, где лежат у Вас файлы с шаблонами – есть самый простой способ это узнать. Тем более, что этот способ позволит Вам находить и другие нужные файлы на Вашем компьютере. Нажимаем кнопку «Пуск» или «Start» и в меню выбираем – «Поиск». Далее в диалоговом окне вводим «normal.dot» и кнопку «Найти». И в окне результатов поиска Вы увидите, где же именно лежит этот файл. Например у меня он лежит по такому адресу :

C:\Documents and Settings\Ігор\Application Data\Microsoft\Шаблоны

Но это хорошо, если Вы точно знаете название файла – тогда можно его полностью ввести. А что же делать если имя файла Вы точно не знаете ? В таких случаях используйте символ «*». Он означает любое количество любых символов или цифр. Например – «*.dot». На такой запрос компьютер выдаст вам все файлы с шаблонами – не зависимо от их названия и места расположения. Или, наоборот – на запрос «normal.*» - компьютер выдаст Вам все файлы с названием normal, не зависимо от их расширения (типа).

Так для чего мы искали папку с шаблонами ? Для того, чтобы все наши новые шаблоны записывать обязательно именно в эту папку. И тогда при нажатии кнопки «Создать…» (именно с точками) Ворд будет нам предлагать список всех существующих шаблонов в этой папке – чтобы мы могли выбрать, что нам по душе именно сегодня ! Кроме, того в Ворде там есть много стандартных шаблонов, различных документов, которые предлагает Ворд. Там и бланки, и ведомости, и письма, и заметки, и протоколы, и наклейки, и резюме и т.д.


Но, если честно, мне кажется, шаблоны не самая практична штука в Ворде, потому, что сложно заранее предугадать, какой именно тебе нужен будет документ и насоздавать шаблонов на все случаи жизни тоже сложно. Родные шаблоны Ворда в наших традициях документооборота вообще смотрятся диковато, хотя за границу думаю можно и послать. Так что когда мне нужно постоянно готовить много однотипных документов, я вспоминаю, что самое похожее я готовил недавно, беру этот файл, команда «сохранить как …», сохраняю под новым именем и меняю в уже готовом документе все что мне нужно. Очень часто это экономит мне много времени. Например, если я уже писал письмо на телефонную станцию о подключении в офисе нового телефона, а сейчас мне нужно написать им о поломке на линии – то лучше всяких шаблоннов взять предыдущее письмо, оставить шапку, подпись и вступительное слово, а изменить номер, дату и суть сообщения. Хотя, бывают, конечно, случаи когда нужно что-то совсем новое – ну тогда все с чистого листа ! Тогда берем шаблон с любимым шрифтом – и в перед творить новый шедевр !


Думаю о шаблонах на сегодня достаточно !
Желаю приятной работы !

суббота, августа 08, 2009

Стартовая настройка Word

Хочу начать с самого простого, я бы даже сказал «примитивного» ! Хотя оно и очень просто, но практика показывает, что очень многие люди не догадываются о такой возможности сделать свою работу в Ворде более комфортной и быстрой.

И так приступим !

Представьте себе, что Вы впервые запустили программу Ворд. Может Вы купили новый компьютер, может Вы переустановили Офис от Майкрософта или даже просто сели за компьютер, за которым никогда раньше не сидели, но Вам в будущем предстоит проводить за ним много времени. Что первым делом нужно сделать ? Правильно – обжиться, создать свое комфортное рабочее пространство.

Как это сделать ? Очень просто ! Нам нужно чтобы все самые необходимые и часто используемые кнопки были под рукой – то есть на расстоянии одного клика от нашего холста (рабочего листа). Оказывается – это можно элементарно настроить ! Для этого наводим курсор мышки на панель инструментов в верхней части окна, и на любом пустом месте кликаем правой кнопкой той самой мышки. В появившемся меню выбираем самый нижний пункт «Настройка».

Кстати, в выпавшем меню, мы можем посмотреть, какие из панелей инструментов у нас уже включены. В принципе, мы же можем просто-напросто взять и включить все панели инструментов. Это даст нам доступ ко всем кнопкам, но, во-первых, все панели инструментов буду занимать много места на экране, которое нам и так пригодится для самого документа, над которым мы работаем, а, во-вторых, нам все кнопки не нужны. Их там слишком много и на все случаи жизни, а нам нужны только самые необходимые которые мы будем использовать каждый день, или хотя бы раз в неделю. Для этого оставляем только две панели инструментов – «Стандартная» и «Форматирование», и добавляем в них все нужные нам кнопки.

Так вот – зашли мы в «Настройки». Выбрали закладку «Команды». И видим то, что показано на рисунке 2. А теперь Вам нужно просмотреть какие кнопки имеются в наличии и просто добавить все необходимые к себе в существующие панели инструментов.

Для этого, в левом окошке выбираем первую категорию «Файл», а в правом окошке мы видим кнопки, которые входят в эту категорию. Смотрим, что из них нам нужно и добавляем в свою панель инструментов. Не забываем прокручивать скроллинг вниз – чтобы ни ода кнопка не прошла мимо нашего внимания.

СОВЕТ ! Добавляем кнопки самым простым «перетаскиванием» - нажимаем кнопкой мышки на нужную нам кнопку в правом окошке и, не отпуская кнопку мышки, тянем кнопку до нужного нам места на панели инструментов. Аналогично, если Вам не нравиться существующий порядок кнопок на панели инструментов – Вы можете поменять их местами так же простым «перетаскиванием».

ВАЖНО ! Следующий момент я считаю важным - поскольку на его разгадку я сам потратил когда-то очень много времени. А именно вопрос – что делать с ненужными кнопками которые уже есть на панели инструментов ? Как их удалить ? Разгадка ужасно проста – но это сейчас она простая – и для Вас она будет простой – поскольку я вам её расскажу ! Чтобы удалить лишние кнопки с панели инструментов – нужно их просто «перетащить» мышкой с панели инструментов в любое пустое место кроме самих панелей инструментов и открытого окна настройки. Вот так все просто – Вы как бы просто сбрасываете эти кнопки с панели и «отпускаете» их.

Таким образом, Вы один раз должны пройти все категории и просмотреть все кнопки, чтобы ничего не пропустить и вытянуть наверх все нужные кнопки.

СОВЕТ ! Советую кнопки «Создать…» и «Печать…» добавлять именно с троеточием, потому, что эти кнопки, при их нажатии, дают возможность выбрать дополнительные свойства данного действия. Например, кнопка «Печать…» дает возможность выбрать принтер (их списка установленных), количество копий, свойства печати (односторонняя, двухсторонняя) и т.д. Кнопка «Создать…» дает возможность выбрать шаблон, на котором будет создан новый документ. Про шаблоны кстати тоже скажу пару слов ниже.

И так, мы прошли все категории и просмотрели все кнопки и выбрали все необходимые кнопки. И наши две панели инструментов имеют приблизительно такой вид (сравните с предыдущими рисунками) :

Конечно, я настраивал эти панели исходя из своих личных предпочтений, и у Вас панели будут выглядеть немного по другому – главное чтобы Вам было удобно, и Вы чувствовали, что Ваш Ворд заточен именно под Вас, а это очень даже приятно осознавать.

Я только хочу посоветовать из личного опыта на что особенно стоит обратить внимание и какие кнопки особенно полезны :

1. В категории «Web» есть кнопка «Адрес». Я её вытянул на самый верх, так как она занимает больше всего места. Она показывает место расположения файла, с которым вы работаете. И это касается не только веб-ресурсов. Она так же прекрасно демонстрирует Вам место (диск, папку) на локальном диске, где записан данный файл.

2. Рекомендую, так же, вытянуть на панель кнопки для работы с таблицами «Добавить ячейку, строку, столбец», «Удалить ячейку, строку, столбец», «Объединить/Разбить ячейки» и т.д. Штука полезная – чтобы не лазить глубоко в менюшки при работе с таблицами. А у меня, по роду работы, таблицы бывают в каждом втором-третьем документе.

3. Так же полезные кнопки «Увеличить размер шрифта на 1 пикс» и «Уменьшить размер шрифта на 1 пикс». Объясню для чего – допустим у Вас большой и красиво отформатированный текст (с разными размерами шрифтов в заголовках и основном тексте и т.д.), но он Вам чуть-чуть не влазит на нужное количество страниц. Так вот чтобы вручную не уменьшать размер каждого из заголовков, подзаголовков, основного текста и т.д. – Вы просто выделяете все вместе и жмете кнопку «Уменьшить размер шрифта на 1 пикс». И весь текст уменьшается пропорционально – большие шрифты остаются относительно большими.

На этом можно Стартовую настройку Ворда считать завершенной !

ШАБЛОНЫ !

Но есть ещё один хороший способ персонализации Ворда под себя, это - шаблоны.

ВАЖНО ! Файлы шаблонов имеют расширение *.dot. И именно по расширению файла Вы сможете различить документ Ворд (расширение *.doc) от шаблона.

Шаблоны придумали для того, чтобы у Вас не было необходимости каждый раз начинать форматировать ещё пустую страницу. Допустим в Вашем Ворде в шаблоне normal.dot, по умолчанию установлен шрифт arial 10, а Вы его терпеть не можете ! Он Вас просто нервирует, и Вы каждый раз при создании нового документа вручную меняете шрифт на times new roman 12. Так вот, чтобы Вам не пришлось это делать каждый раз вручную, придумали шаблоны.

Вам достаточно открыть шаблон normal.dot (кнопка «Создать…»), сделать все нужные правки, и с помощью команды «Сохранить как…» сохранить его как шаблон (с расширением *.dot). Вы можете исправить не только шрифт и его размер, но и размер полей, цвет шрифта и многое другое.

В принципе, в шаблон можно забить сразу и какой-то нужный текст, например, подпись – «С уважением, директор АО «МММ» ________________ Голубков Л.И.» или что-то ещё. Учитывая такую возможность, можно же создать любое количество шаблонов – не забываёте только сохранять их под разными именами с расширением *.dot. И уже с использованием шаблонов быстро и красиво клепать однотипные письма или другие документы, и экономить при этом кучу времени – вместо того, чтобы долго и скрупулезно форматировать и набирать с чистого листа каждое письмо или документ.

Ну, на сегодня, пожалуй, достаточно информации. Переваривайте, внедряйте, используйте и работайте не много, но эффективно !!! Удачи !!!

среда, августа 05, 2009

Про блог ...

Меня всегда удивляло настойчивое упорство, с которым люди, годами работая в офисе за компьютером, не могут и не хотят выучить даже пару простых комбинаций клавиш и тем самым сильно упростить себе работу. Они охотнее будут полчаса блуждать мышкой по менюшкам, выискивая кнопочку, которая «где-то тут была». И так каждый раз при повторяющихся операциях. Они будут долго и нудно вычитывать текст, вместо того, чтобы использовать автоматическую проверку орфографии. Хотя, нет !!! Грамотность и внешний вид документов их, обычно, вообще не волнует! Это я не говорю про то, чтобы установить себе какую-то новую программку для упрощения работы (благо их сейчас появилось довольно много, и, в том числе, бесплатных). Зачем ? На её изучение придется же потратить «кучу времени» да ещё, что хуже всего придется «напрягать извилину». Бррр! От одной мысли плохо стает : ) Но таких людей не переделаешь !
«Вверх таких не берут ! И тут … про таких не поют !» (с)
А мы же будем тут петь «про» и «для» тех, кто хочет эффективно работать на компьютере, экономно использовать все время выделенное для работы, и достигать значительных результатов с меньшими затратами сил и времени, и готов учиться, прилагать для этого усилия или хотя бы задать вопрос ! Темами наших бесед будут : компьютеры, программы (офисные, прикладные и вспомогательные), подготовка и оформление документов, делопроизводство.
Нас будет интересовать не техническая навороченность программ, различие их версий или сравнение с аналогами. Нет !!! Наш интерес в другом – чем конкретно эта программа может помочь мне в работе и как от неё этого добиться – просто, коротко и по возможности пошагово и иллюстрировано !