пятница, октября 09, 2009

Горячие клавиши «hot key» (ч.3)

Сегодня мы поговорим о горячих клавишах (комбинациях клавиш), которые можно использовать при форматировании текста. Они, в основном, предназначены для работы в Ворде, но часто также встречаются и в других программах. И так, начнем …
 
Первым делом нам нужны комбинации, которые помогают быстро и точно перемещать курсор по тексту. А то когда печатаешь какой-то большой текст, а потом его редактируешь – то каждый раз отрывать руки от клавы и мышкой попадать в нужны символы – довольно утомительно. Да и времени уйма улетает.

Для начала, внимательно рассмотрите цифровой блок в правой части своей клавиатуры (естественно при выключенной клавише Num Lock). С помощью стрелочек (которые на цифрах 4 и 6) мы можем перемещать курсор на один символ при каждом нажатии. Это хорошо, но это тоже иногда утомляет и нужно быстро. В таком случае есть несколько вариантов :

1. Нажать и держать стрелочку. В зависимости от выставленной задержки повторения - курсор начнет быстренько бежать по строке.

2. Когда же нужно перескакивать по одному слову, а не по одному символу – тогда мы нажимаем и держим клавишу Ctrl и при этом нажимаем стрелочки 4 или 6.

Но вернемся к цифровому блоку…
Home (7) – позволяет одним нажатием перегнать курсор в начало текущей строки.
End (1) – позволяет одним нажатием перегнать курсор в конец текущей строки.
PgUp (9) – позволяет одним нажатием перегнать курсор наверх текущей страницы.
PgDn (3) – позволяет одним нажатием перегнать курсор в конец текущей страницы.


На первый взгляд сложные кнопки – но поверьте, когда они отшлифовываются до автоматизма, цены им нет. Лично я себе не представляю редактирование текста без этих клавиш. Права рука всегда на цифровом блоке, а левой на выбор то ли Ctrl, то ли Alt, то ли Shift. И я настолько привык к этим клавишам, что практически не пользуюсь отдельными стрелочками. Даже когда в тексте много цифр – мне проще указательным пальцем клавишей NumLock переключать цифровой блок то на цифры то на стрелочки, но только бы не снимать правую руку с этого цифрового блока.

Выравнивание текста :
Это тоже на много удобнее делать с помощью горячих клавиш :
Ctrl+J – выровнять текст (текущий абзац) по ширине.
Ctrl+E - выровнять текст (текущий абзац) по центру.
Ctrl+L - выровнять текст (текущий абзац) по левому краю.
Ctrl+R - выровнять текст (текущий абзац) по правому краю.

Чтобы выровнять абсолютно весь текст в документе одинаково – как мы уже знаем, сначала выделим всё (Ctrl+А), а потом нужную комбинацию из только что описанных. Ну и для верности Ctrl+S (надеюсь помните).


Расскажу ещё один секрет – моя личная находка ! Может кто-то тоже до этого уже сам додумался – поздравляю. Так вот – если вам нужно быстро перекинуть курсор в самый конец очень большого текста – например курсовая, диплом и т.д., и мышкой крутить или полосой прокрутки очень долго я делаю так :
Ctrl+A и стрелочка вниз (2).

Попробуйте – реально получается намного быстрее всех других способов. Если кто-то знает лучший способ – напишите мне – я поделюсь ним с читателями моего блога.

О ! Вспомнил ещё одну маленькую хитрость, о которой я сам долго не знал – но когда раскусил – начал часто пользоваться. Когда вы все-таки форматируете текст с помощью мышки. Как правило, это удобно когда весь текст готов и нужно только привести его в красивый читабельный вид. Все-таки с помощью мышки удобнее и быстрее пролистывать большой текст – колесо прокрутки на мышке дает плавную прокрутку, что позволяет бегло просматривать текст, ничего не упуская. Так вот :

* Если вы мышкой поставите курсор между буквами какого-то слова, то вы уже можете форматировать все это слово – жирный шрифт, курсив и т.д. Чем это удобно ? Да очень просто – вам не нужно мышкой выделять это слово целиком ! Вы избегаете этих мучений – ставить курсор на начало слова и с нажатой левой клавишей мышки тянуть курсор в конец слова. Часто оно старается захватить ещё что-то лишнее и процедуру приходиться повторять с самого начала, да и недотянуть одну-две буквы всегда есть риск. А так получается точно попадание. Но даже если вам нужно выделить все слово – есть простой способ – двойной клик мышкой по этому слову и оно выделено точно и без мучений.
 
* Точно так же вы можете выравнивать весь абзац, в котором стоит курсор. А выделить весь абзац можно тройным кликом мышки на любом слове этого абзаца.

Как копировать, вырезать, вставить, печатать документ, сохранять, менять начертание шрифта и много другое вы уже знаете из предыдущих постов. Что ж, наверное, на сегодня хватит. Если вам удастся освоить эти клавиши на уровне автомата и интуиции – гарантирую резкий скачек продуктивности работы с текстами (документами). Сначала нужно немножко проследить за своими руками и немножко задуматься как, где и какую клавишу или комбинацию клавиш лучше использовать. Но ваш умственный труд с торицей окупится в продуктивности и скорости работы.

Желаю приятной работы !

суббота, сентября 12, 2009

Горячие клавиши «hot key» (ч.2)


     Сегодня мы поговорим об использовании «горячих клавиш» (сочетаний клавиш) о которых я рассказывал в первой части. Как на практике, в повседневной работе они помогают нам работать быстрее и удобнее.
     Сразу оговорюсь, о том, что максимальная эффективность будет достигнута тогда, когда использование этих сочетаний войдет у вас привычку или даже рефлекс. Для этого нужно немного усилий на первом этапе – а дальше – вы даже не будете задумываться и замечать, что руки сами уже щелкнули по нужной комбинации раньше, чем вы успели задуматься над тем, что нужно нажимать.


     Главная цель использования «горячих клавиш» - это отдавать команды компьютеру с помощью клавиатуры (минимизировать использование мышки). В принципе, практически всё на компьютере можно сделать без мышки, кроме, конечно, рисования. Такие знания могут вам также быть полезны, если вдруг у вас сломается мышка, и нужно будет выходить из программ и корректно выключить компьютер с помощью только клавиатуры.
    
     Для этих случаев запомните следующие комбинации :

ALT + TAB – эта комбинация позволяет с клавиатуры переключаться между открытыми программами. Нажимаем ALT и держим большим пальцем левой руки, а указательным жмем TAB. При первом нажатии на TAB  посередине экрана появится окно, в котором в виде ярлычков будут нарисованы все открытые на данный момент программы. Далее, не отпуская ALT, мы щелкаем по TAB, и при этом по очереди будут подсвечиваться ярлычки программ. Когда мы у нас уже будет подсвечиваться именно та программа, которая нам нужна – мы просто отпускаем все кнопки, она развернется на весь экран, и мы сможем в ней работать.

ALT + F4 – эта комбинация закрывает активное окно или активную открытую программу. Это если мышка глючит. Хотя когда привыкнешь – то проще клацнуть ALT + F4 – чем целиться  мышкой в крестик в левом верхнем углу. Кроме того бывают случаи когда экран дает сбой и этого крестика просто не видно.

ALT+CTRL+DELETE -  эта комбинация вызывает диспетчер задач. Он нужен, когда какая-то из программ слишком долго не отвечает. И вы не знаете – она ещё живет или уже висит. В таких случаях диспетчер задач показывает насколько «живые» запущенные программы и в случае необходимости может «снять задачу». Если же удерживать нажатыми первые две клавиши и быстро дважды щелкнуть последней клавише – это команда запускает перезагрузку компьютера. Хотя сейчас сам попробовал – и мой комп не перегрузился, хотя раньше я часто пользовался такой комбинацией. Может в новой винде эта комбинация уже и не актуальна. Ну попробовать можете – может пригодится.

TAB – полезная кнопка в контексте предыдущих сочетаний. Только тут двумя словами не объяснишь, что она делает. Допустим, у вас мышка таки загнулась. И вы пользуетесь только клавиатурой. У вас выскакивает какое-то окно и чего-то спрашивает. Например, как любит винда – «вы хотите выключить компьютер ?» или «вы точно хотите выключить компьтер?» и дает три варианта ответа. Но сложность в том, что по умолчанию активным может быть только один ответ. И если вы просто нажмете «Enter», то ответ будет именно тот который программа подсвечивает по умолчанию. Но часто бывает что нам нужен другой из предложенных ответом, а не тот что по умолчанию. Вот для этих случаем у нас и есть кнопка «ТАВ». Если при открытом окне с вопросом нажимать эту кнопку – то у нас по очереди будут подсвечиваться все варианты ответов, и когда мы подсветим нужный нам ответ – тогда можем смело жать «Enter». Аналогично когда мы заполняем какую-то форму в которой нужно вводить текстовую информацию в разные поля, то для того, чтобы перекинуть курсор с одного поля на другое в такой форме – также используют кнопку «ТАВ». Если вы пару раз используете эту кнопку, поймете основной принцип её предназначения – дальше, я думаю, вы сами уже будете понимать где её можно использовать – ведь все случаи я не смогу описать.
     Хотя один ещё интересный и полезный способ её использования хочу описать – так как мне он булл очень полезен. Я часто в ворде рисую разные таблицы, и заполняю их текстом (если не нужны автоматические подсчеты – то таблицы в ворде мне больше нравятся чем в екселе). Как правило, заранее очень сложно точно определить сколько строк будет в моей таблице. Так вот, когда доходим то конца созданной таблицы, и нужны ещё строки, мы просто ставим курсор в самую последнюю ячейку, и жмем «ТАВ». В результате у нас автоматически добавляет ещё одна точно такая же строка как та которая была последней в нашей таблице. Так, пощелкав нужное количество раз, просто кнопкой «ТАВ» мы можем добавить нужно количество строк в нашу таблицу.
     О ! Только что вспомнил ещё про одну функцию этой кнопки. Если поставить курсор в начало строки в ворде и нажать «ТАВ» - мы получим отступ ровно на 1 см, что неплохо смотрится для начала абзаца. Хотя я и не люблю делать абзацы таким образом, поскольку такое форматирование не переноситься на новый абзац Ентером.

     Ещё пару комбинаций для работы с документами :
    
Ctrl+А – выделить всё.
     Очень удобное и общепринятое сочетание клавиш. Работает практически во всех текстовых редакторах, почтовых программах и т.д. Особенно удобно в сочетании с комбинациями Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V. Когда нужно из нескольких документов склеить один общий, удобно не отрываясь нажать Ctrl+А (выделить все), потом Ctrl+C (скопировать в буфер), Ctrl+N  (создать новый документ), и Ctrl+V (вставить). Все это в принципе можно проделать за 1,5 секунды не отрывая палец от кнопки Ctrl.
     Или такая последовательность :
     Ctrl+А (выделить все), потом Ctrl+C (скопировать в буфер), ALT + TAB (прейти в другую программу или документ), и Ctrl+V (вставить)
    
Ctrl+S = Save – сохранить открытый документ.
     Эту комбинация просто не забывайте периодически нажимать – чтобы всякие неожиданности не уничножили вашу работу. Рекомендую кроме того настроить автосохранение, хотя бы каждые 5 минут. Но я себе выработал привычку каждый раз, когда мне удалось удачно сделать какой-то важный кусок работы (текста и т.д.), прежде, чем подумать что делать дальше – нажать Ctrl+S.

Ctrl+Р = Print – печатать открытый документ.
     Это тоже, одна из самых часто используемых комбинаций. Действительно очень удобно, когда заканчиваешь печатать документ, руки над клавиатурой, мышка вообще отползла куда-то непонятно далеко и просто правой рукой щелкаешь Ctrl+Р (оно же - Ctrl+З в русской раскладке). Чем лично мне нравиться эта комбинация – тем, что она не дает быструю печать с параметрами по умолчанию, а выводит диалоговое окно, в котором можно полностью проконтролировать все настройки и параметры печати. Для меня это особенно важно, поскольку я работаю с большим количеством разных документов, и для каждого нужны отдельные настройки печати. Раз – двусторонняя печать, раз - две копии, раз – три копии, раз на бланк, раз на черновик, плюс – у нас в офисе несколько сетевых принтеров – нужно так же выбирать куда кидать на печать ну и т.д.
     Что ещё удобно, если нужно распечатать документ с настройками печати, которые стоят «по умолчанию», но несколько копий – удобно пользоваться такой последовательностью :
     «Ctrl»+«Р», «2» или «3» (кол-во копий), «Enter».
     И все это с клавиатуры. Просто по умолчанию, когда открывается диалоговое окно печати (после Ctrl+Р), то курсор по умолчанию стоит в поле «количество копий», поэтому не глядя можно сразу набирать нужное количество копий и запускать все это на печать кнопкой Enter.
    
     Ну, на сегодня, наверное, уже хватит. В следующий раз мы разберем комбинации, которые можно использовать для форматирования текста.
    
     Желаю приятной работы !


понедельник, сентября 07, 2009

Горячие клавиши «hot key» (ч.1)

     Это одна из моих самых любимых тем. Когда много работаешь за компьютером, особенно с документами – как электронными, так и бумажными. На столе свалка макулатуры и вообще ты спешишь, у тебя каждая минута на счету – то даже лишнее движение мышкой часто становиться непозволительной роскошью.

     Особенно, когда печатаешь текст, обе руки зависают над клавиатурой. В ходе работы вдруг, возникает необходимость оторвать одну руку от клавиатуры, «словить» мышку, навести курсор на нужную кнопку в панели инструментов, кликнуть один раз и потом опять возвращать мышку на место, и руку на место, и только тогда можно продолжить печатать текст. Согласитесь - очень часто это занимает не только много времени, но и тормозит мыслительный процесс – что в результате ужасно нервирует и сбывает с главной мысли, над которой работаешь.


     Так вот, сегодня я поделюсь информацией о существующих «горячих клавишах» и практике их использования. Сегодня только самые необходимые- без которых вообще никак, и которые нужно знать всем. В следующий раз попробуем копнуть глубже, и продвинуться ещё дальше.

     Вообще, под «горячими клавишами» понимают комбинации клавиш на клавиатуре, одновременное нажатие которых позволяет быстро выполнять определенные команды. В основном, в таких сочетаниях используются кнопки «Ctrl» «Alt» «Win» «Shift» с добавлением разных букв, цифр и функциональных клавиш (F1-F12). Самое чудесное, это то – что большинство комбинаций, которые мы сегодня рассмотрим, являются общепринятыми, и они работают не только  ворде, екселе и других программах от Майкрософта, но в других программах практически всех серьёзных производителем программного обеспечения под Windows. Кроме того, они равнодушны к регистру и языку ввода – об этом можно не беспокоится. Даже, если вы печатаете на русском, вам не нужно переходить на английскую раскладку клавиатуры, чтобы использовать горячие клавиши, как указанно ниже в списке. Например – если вам нужно сохранить документ, и вы помните сочетание Ctrl+S,  но печатаете на русском – то нажимаете Ctrl+Ы,  что по месту расположения соответствует Ctrl+S, и получаете тут же результат – сохранение документа.

     Кстати, некоторые производители клавиатур, даже стараются самых главные общепринятые горячие клавиши нарисовать на нужных клавишах – обратите внимание – иногда, на передней (не верхней) стенке соответствующих кнопок на клавиатуре, есть соответствующие надписи.

     И так – поехали, для начала только – самые-самые :
    
Ctrl+C или Ctrl+Insert = Copy - копировать выделенный текст в буфер обмена.
Ctrl+X или Shift + Delete – вырезать выделенный текст в буфер обмена.
Ctrl+V или Shift + Insert = Paste - вставить из буфера обмена.
Ctrl+А – выделить всё.
Ctrl+S = Save – сохранить открытый документ.
Ctrl+Р = Print – печатать открытый документ (при чем здесь аналог кнопки «Печать …», который позволяет открыть диалоговое окно свойств печати).
Ctrl+Z = Undo – отменить последнее действие.
ALT + TAB – переход между открытыми окнами (программами).

Ctrl+стрелочка (вправо или влево) – переход курсора на одно слово вправо или в лево.
Home –  переместить курсор в начало строки.
End –  переместить курсор в конец строки.
Ctrl+Home – переместить курсор в начало текста.
Ctrl+End – переместить курсор в конец текста.
PgUp – переместить курсор на страницу вверх.
PgDn – переместить курсор на страницу вниз.
Ctrl+B = Bold – жирный шрифт
Ctrl+I = Italic - курсив
Ctrl+U  - подчеркнутый.

Ctrl+J - выровнять текст по ширине.
Ctrl+E - выровнять текст по центру.
Ctrl+L - выровнять текст по левому краю.
Ctrl+R – выровнять текст по правому краю.

Ctrl+N – создать новый документ

     Для первого раза, пожалуй, хватит. Дай Бог с ходу запомнить хоть это.

     Но это тот минимум, который нужно знать всем. Это то, что я сам реально использую на практике, а это на самом деле только малая часть того что существует из «горячих клавиш».

     Но если вы запомните и научитесь реально на практике использоваться хотя бы это – то скорость вашей работы вырастет значительно – и вы сами это заметите.

    

     В следующий раз – мы с вами остановимся на отдельных комбинациях более подробно и разберем новые и более навороченные горячие клавиши, и немножко попробуем уяснить в каких случаях, они могут быть полезны.

    
     Желаю приятной работы !!!

пятница, августа 21, 2009

Шаблоны Word ч.2

Здесь я постараюсь ответить на те вопросы, которые вызвал первый пост о шаблонах.

Во первых, на счет редактирования главного шаблона который используется по умолчанию. Мы уже знаем, что он называется normal.dot. Но вот какую хитрость я заметил в Word 2007. Обычным способом, который я описывал, и который успешно использовал в предыдущей версии Ворда, здесь у меня не получалось его изменить. Ворд, как бы, просто не видит его среди доступных шаблонов, и соответственно при сохранении нового созданного шаблона, мы в окне не видим нужный нам файл normal.dot, чтобы поверх него записать новый шаблон.
Меня это заинтересовало – и я начал копаться и искать причину. Причина всегда есть ! Нужно только её найти. И я нашел ! Я залез обычным проводником по тому адресу, где хранятся все шаблоны и посмотрел, что же там у нас творится. А перед этим я для наглядности создал три разных шаблона (с разными шрифтами, размером шрифтов и форматом абзацев), и для простоты назвал их соответственно : 1.dotx, 2.dotx и 3.dotx.
Так вот что я нашел в этой папке (напомню адрес : C:\Documents and Settings\ Ігор\ Application Data\Microsoft\Шаблоны) :


Так вот там было три моих шаблона и «НОРМАЛ». Но ! Обратите внимание – что шаблон «нормал» был с другим расширением : normal.dotm. Вот где секрет ! Открыв окно сохранения документа (которое я приводил в первой части), и, открыв выпадающую менюшку типа файла, я обнаружил что *.dotm – это расширение шаблона Ворд с поддержкой макросов. Сколько я ни пробовал – просто сохранить шаблон «нормал» поверх существующего, Ворд мне не разрешил, поскольку новый шаблон мы создавали с использованием этого шаблона и программа считает его открытым – а потому не может записать поверх него.
Тогда я придумал более хитрый ход. Я опять же таки проводником залез в папку с шаблонами и прямо с проводника открыл шаблон normal.dotm простым двойным кликом, поменял все что нужно было и нажал кнопку «Сохранить» (но только не «Сохранить как…» и не меняя название и расширение файла). Вот и всё – и основной шаблон у меня уже такой, как я хочу.

А теперь по поводу других шаблонов. Как мы уже говорили – создаем, правим, и сохраняем в конкретную папку с расширением *.dotх. До сих пор насколько я понял – все получается и проблем не возникает (помним, что у меня тоже для наглядности и чистоты эксперимента создано три шаблона и положены они в ту же папку).
Далее в главном (выпадающем) меню Ворда (в левом верхнем углу – обычно кружочек с разноцветными квадратиками внутри) выбираем самую первую кнопку «Создать» (точек там не нарисовано – но это оно), и видим следующее окно :



Тут мы можем выбрать шаблон из списка «Последних использованных». Но есть нюанс – если Вы создали шаблон – но ещё ни разу его не использовали – то его не будет в этом списке. Для таких случаев, в левой вертикальной менюшке есть такая кнопка – «Мои шаблоны» - вот там хранятся все созданные вами шаблоны. Если нажать эту кнопку – вы увидите все шаблоны из нашей волшебной папки – и сможете выбрать любой.


После того, как Вы выбрали шаблон – нажимаете кнопку «Создать» - и начинаете работать уже над самим документом.
При чем, обратите внимание – создать можно и документ и шаблон. Просто программа избавит вас необходимости вручную выбирать тип файла.
Кроме того, обратите внимание на вертикальное меню с левой стороны экрана (на рис.2). Там, во-первых, есть кнопка – «Установленные шаблоны», которые можно просмотреть и тоже использовать для создания документов. А во-вторых, есть целый список категорий готовых шаблонов от Майкрософт. Не во всех категориях что-то есть, и не все они представляют какую-то ценность, но ради интереса разок просмотреть некоторые из них можно – чтобы создать свое собственное впечатление, а может и воспользоваться готовыми шаблонами.
Ага, и ещё вы наверное обратили внимание, что Ворд предлагает создать «Новую запись блога». Идея понятна – автоматизировать публикацию постов прямо из текстового редактора – идея очень даже хорошая. Тем более, что Майкрософт, я так понял, дружит с Блоггером, поскольку среди списка блогов они сразу предложили Блогер. Но с разбегу у меня пройти все настройки такой автоматической публикации пока не получилось, да и в ходе настройки мне подумалось, что может и не стоит из-за экономии пары кликов мышки, палить и на Блогере и вообще в интернете, что Word у меня по чужой лицензии работает. Но если вдруг надумаю, и у меня получится настроить такой сервис – обязательно опишу в блоге, как я это сделал.
А пока все ! Удачи !
Желаю Вам приятной работы.

понедельник, августа 17, 2009

Война версий Word окончена !

Раз Лариса задала этот вопрос – значит нужно на него ответить. Специально для Ларисы я сейчас объясню, в чем существует конфликт версий Ворда и как он разрешается.
На самом деле никакого конфликта не существует. Это самый простой маркетинговый ход компании Майкрософт с целью продать новый продукт, перевести народ массово на новую версию программы и заработать на её продажах. Все предельно просто.
А нам – обычным пользователям нужно помнить следующее :
«Каждая последующая версия Ворда (или любой другой программы из пакета Майкрософт офис) всегда читает форматы всех предыдущих версий этой же программы. И наоборот – более старая версия программы не будет читать формат более новой версии программы !»
Вот и все ! Этим нам и нужно руководствоваться ! А для чего так сделано – вы уже сами понимаете – чтобы все постепенно переползали на новую версию, покупали её, а компания зарабатывала. Не наше дело оценивать моральную сторону такого хода – это бизнес ! Наше дело – знать реальную ситуацию и уметь находить выход из неё.
А выход очень простой ! На сегодняшний день, наверное, уже не осталось людей, которые работают на версии Ворда ранее 1997 года – поэтому принимаем этот формат как общепринятый. То есть мы может уверенно сказать, что если мы свои документы будем сохранять в формате *.doc (Word 1997-2003), то его смогут прочитать все – и те, у кого Word 2007, и те, у кого любая версия Ворда с 1997 года. Вот и вся разгадка ! А теперь как это сделать с практической стороны :
1. Создаем любой документ в своем новеньком и супернавороченном Word 2007. Кстати – для общего развития - Word 2007 сохраняет документы в своем новом формате с расширением *.docx. Так что, если у вас будут проблемы с открытием документа, который имеет расширением *.docx, то вы уже будете знать что это формат Word 2007, и ничем другим Вы его не откроете.
2. И так, документ мы создали, набрали нужный текст, отформатировали его, как душа пожелает – ну дошло дело до сохранения. Нажимаем кнопку «Сохранить», или дискетку на панели инструментов, или комбинацию клавиш на клавиатуре «Ctrl+S» (кстати, я думаю по поводу комбинаций клавиш написать отдельный пост). В результате любого их описанных действий у нас открывается окно «Сохранение документа». Вот оно :


Далее в поле «Тип файла» нажимаем стрелочку вниз и у нас выпадает список всех доступных форматов для сохранения нашего документа. Обратите внимание на третью строчку сверху выпавшего меню – там написано «Документ Word 97-2003 (*.doc)». Это и есть то, что нам нужно. Мы выбираем этот формат, вписываем название файла и жмем кнопку «Сохранить».
Вот и все – мы сохранили наш документ в таком формате, что все пользователи Ворд смогут его открыть и прочитать и работать с ним, вне зависимости от версии установленного у них Ворда.
Раз у нас уже зашла тема форматов текстовых документов – хочу ещё рассказать два слова о таком формате документов как *.rtf (rich text format). Это практически универсальный формат, который читают практически все версии всех текстовых редакторов. Он, в основном, используется более профессиональными пользователями благодаря своей универсальности и не привязанности к формату любого из производителей конкурирующих текстовых редакторов. Поэтому – если не знаете, чем ваш читатель будет открывать созданный вами документ, на всякий случай делайте резервную копию документа в формате *.rtf, и отправляйте два файла, чтобы быть уверенным что не будет никаких проколов. Как это сделать вы уже знаете – просто в выпадающей менюшке «Тип файла» прокрутите ползунок вниз и там найдете – «Текст в формате RTF (*.rtf). На этом, наверное, все – по этому вопросу добавить больше нечего.
Надеюсь, я ответил на вопрос. Если будут ещё – пишите – отвечу.
Желаю приятной работы.

воскресенье, августа 16, 2009

Шаблоны Word

Раз возник такой вопрос – значит, нужно на нем остановиться поподробнее.

И так, что такое шаблоны и с чем их едят ? Если Вы, не знаете, где лежат у Вас файлы с шаблонами – есть самый простой способ это узнать. Тем более, что этот способ позволит Вам находить и другие нужные файлы на Вашем компьютере. Нажимаем кнопку «Пуск» или «Start» и в меню выбираем – «Поиск». Далее в диалоговом окне вводим «normal.dot» и кнопку «Найти». И в окне результатов поиска Вы увидите, где же именно лежит этот файл. Например у меня он лежит по такому адресу :

C:\Documents and Settings\Ігор\Application Data\Microsoft\Шаблоны

Но это хорошо, если Вы точно знаете название файла – тогда можно его полностью ввести. А что же делать если имя файла Вы точно не знаете ? В таких случаях используйте символ «*». Он означает любое количество любых символов или цифр. Например – «*.dot». На такой запрос компьютер выдаст вам все файлы с шаблонами – не зависимо от их названия и места расположения. Или, наоборот – на запрос «normal.*» - компьютер выдаст Вам все файлы с названием normal, не зависимо от их расширения (типа).

Так для чего мы искали папку с шаблонами ? Для того, чтобы все наши новые шаблоны записывать обязательно именно в эту папку. И тогда при нажатии кнопки «Создать…» (именно с точками) Ворд будет нам предлагать список всех существующих шаблонов в этой папке – чтобы мы могли выбрать, что нам по душе именно сегодня ! Кроме, того в Ворде там есть много стандартных шаблонов, различных документов, которые предлагает Ворд. Там и бланки, и ведомости, и письма, и заметки, и протоколы, и наклейки, и резюме и т.д.


Но, если честно, мне кажется, шаблоны не самая практична штука в Ворде, потому, что сложно заранее предугадать, какой именно тебе нужен будет документ и насоздавать шаблонов на все случаи жизни тоже сложно. Родные шаблоны Ворда в наших традициях документооборота вообще смотрятся диковато, хотя за границу думаю можно и послать. Так что когда мне нужно постоянно готовить много однотипных документов, я вспоминаю, что самое похожее я готовил недавно, беру этот файл, команда «сохранить как …», сохраняю под новым именем и меняю в уже готовом документе все что мне нужно. Очень часто это экономит мне много времени. Например, если я уже писал письмо на телефонную станцию о подключении в офисе нового телефона, а сейчас мне нужно написать им о поломке на линии – то лучше всяких шаблоннов взять предыдущее письмо, оставить шапку, подпись и вступительное слово, а изменить номер, дату и суть сообщения. Хотя, бывают, конечно, случаи когда нужно что-то совсем новое – ну тогда все с чистого листа ! Тогда берем шаблон с любимым шрифтом – и в перед творить новый шедевр !


Думаю о шаблонах на сегодня достаточно !
Желаю приятной работы !

суббота, августа 08, 2009

Стартовая настройка Word

Хочу начать с самого простого, я бы даже сказал «примитивного» ! Хотя оно и очень просто, но практика показывает, что очень многие люди не догадываются о такой возможности сделать свою работу в Ворде более комфортной и быстрой.

И так приступим !

Представьте себе, что Вы впервые запустили программу Ворд. Может Вы купили новый компьютер, может Вы переустановили Офис от Майкрософта или даже просто сели за компьютер, за которым никогда раньше не сидели, но Вам в будущем предстоит проводить за ним много времени. Что первым делом нужно сделать ? Правильно – обжиться, создать свое комфортное рабочее пространство.

Как это сделать ? Очень просто ! Нам нужно чтобы все самые необходимые и часто используемые кнопки были под рукой – то есть на расстоянии одного клика от нашего холста (рабочего листа). Оказывается – это можно элементарно настроить ! Для этого наводим курсор мышки на панель инструментов в верхней части окна, и на любом пустом месте кликаем правой кнопкой той самой мышки. В появившемся меню выбираем самый нижний пункт «Настройка».

Кстати, в выпавшем меню, мы можем посмотреть, какие из панелей инструментов у нас уже включены. В принципе, мы же можем просто-напросто взять и включить все панели инструментов. Это даст нам доступ ко всем кнопкам, но, во-первых, все панели инструментов буду занимать много места на экране, которое нам и так пригодится для самого документа, над которым мы работаем, а, во-вторых, нам все кнопки не нужны. Их там слишком много и на все случаи жизни, а нам нужны только самые необходимые которые мы будем использовать каждый день, или хотя бы раз в неделю. Для этого оставляем только две панели инструментов – «Стандартная» и «Форматирование», и добавляем в них все нужные нам кнопки.

Так вот – зашли мы в «Настройки». Выбрали закладку «Команды». И видим то, что показано на рисунке 2. А теперь Вам нужно просмотреть какие кнопки имеются в наличии и просто добавить все необходимые к себе в существующие панели инструментов.

Для этого, в левом окошке выбираем первую категорию «Файл», а в правом окошке мы видим кнопки, которые входят в эту категорию. Смотрим, что из них нам нужно и добавляем в свою панель инструментов. Не забываем прокручивать скроллинг вниз – чтобы ни ода кнопка не прошла мимо нашего внимания.

СОВЕТ ! Добавляем кнопки самым простым «перетаскиванием» - нажимаем кнопкой мышки на нужную нам кнопку в правом окошке и, не отпуская кнопку мышки, тянем кнопку до нужного нам места на панели инструментов. Аналогично, если Вам не нравиться существующий порядок кнопок на панели инструментов – Вы можете поменять их местами так же простым «перетаскиванием».

ВАЖНО ! Следующий момент я считаю важным - поскольку на его разгадку я сам потратил когда-то очень много времени. А именно вопрос – что делать с ненужными кнопками которые уже есть на панели инструментов ? Как их удалить ? Разгадка ужасно проста – но это сейчас она простая – и для Вас она будет простой – поскольку я вам её расскажу ! Чтобы удалить лишние кнопки с панели инструментов – нужно их просто «перетащить» мышкой с панели инструментов в любое пустое место кроме самих панелей инструментов и открытого окна настройки. Вот так все просто – Вы как бы просто сбрасываете эти кнопки с панели и «отпускаете» их.

Таким образом, Вы один раз должны пройти все категории и просмотреть все кнопки, чтобы ничего не пропустить и вытянуть наверх все нужные кнопки.

СОВЕТ ! Советую кнопки «Создать…» и «Печать…» добавлять именно с троеточием, потому, что эти кнопки, при их нажатии, дают возможность выбрать дополнительные свойства данного действия. Например, кнопка «Печать…» дает возможность выбрать принтер (их списка установленных), количество копий, свойства печати (односторонняя, двухсторонняя) и т.д. Кнопка «Создать…» дает возможность выбрать шаблон, на котором будет создан новый документ. Про шаблоны кстати тоже скажу пару слов ниже.

И так, мы прошли все категории и просмотрели все кнопки и выбрали все необходимые кнопки. И наши две панели инструментов имеют приблизительно такой вид (сравните с предыдущими рисунками) :

Конечно, я настраивал эти панели исходя из своих личных предпочтений, и у Вас панели будут выглядеть немного по другому – главное чтобы Вам было удобно, и Вы чувствовали, что Ваш Ворд заточен именно под Вас, а это очень даже приятно осознавать.

Я только хочу посоветовать из личного опыта на что особенно стоит обратить внимание и какие кнопки особенно полезны :

1. В категории «Web» есть кнопка «Адрес». Я её вытянул на самый верх, так как она занимает больше всего места. Она показывает место расположения файла, с которым вы работаете. И это касается не только веб-ресурсов. Она так же прекрасно демонстрирует Вам место (диск, папку) на локальном диске, где записан данный файл.

2. Рекомендую, так же, вытянуть на панель кнопки для работы с таблицами «Добавить ячейку, строку, столбец», «Удалить ячейку, строку, столбец», «Объединить/Разбить ячейки» и т.д. Штука полезная – чтобы не лазить глубоко в менюшки при работе с таблицами. А у меня, по роду работы, таблицы бывают в каждом втором-третьем документе.

3. Так же полезные кнопки «Увеличить размер шрифта на 1 пикс» и «Уменьшить размер шрифта на 1 пикс». Объясню для чего – допустим у Вас большой и красиво отформатированный текст (с разными размерами шрифтов в заголовках и основном тексте и т.д.), но он Вам чуть-чуть не влазит на нужное количество страниц. Так вот чтобы вручную не уменьшать размер каждого из заголовков, подзаголовков, основного текста и т.д. – Вы просто выделяете все вместе и жмете кнопку «Уменьшить размер шрифта на 1 пикс». И весь текст уменьшается пропорционально – большие шрифты остаются относительно большими.

На этом можно Стартовую настройку Ворда считать завершенной !

ШАБЛОНЫ !

Но есть ещё один хороший способ персонализации Ворда под себя, это - шаблоны.

ВАЖНО ! Файлы шаблонов имеют расширение *.dot. И именно по расширению файла Вы сможете различить документ Ворд (расширение *.doc) от шаблона.

Шаблоны придумали для того, чтобы у Вас не было необходимости каждый раз начинать форматировать ещё пустую страницу. Допустим в Вашем Ворде в шаблоне normal.dot, по умолчанию установлен шрифт arial 10, а Вы его терпеть не можете ! Он Вас просто нервирует, и Вы каждый раз при создании нового документа вручную меняете шрифт на times new roman 12. Так вот, чтобы Вам не пришлось это делать каждый раз вручную, придумали шаблоны.

Вам достаточно открыть шаблон normal.dot (кнопка «Создать…»), сделать все нужные правки, и с помощью команды «Сохранить как…» сохранить его как шаблон (с расширением *.dot). Вы можете исправить не только шрифт и его размер, но и размер полей, цвет шрифта и многое другое.

В принципе, в шаблон можно забить сразу и какой-то нужный текст, например, подпись – «С уважением, директор АО «МММ» ________________ Голубков Л.И.» или что-то ещё. Учитывая такую возможность, можно же создать любое количество шаблонов – не забываёте только сохранять их под разными именами с расширением *.dot. И уже с использованием шаблонов быстро и красиво клепать однотипные письма или другие документы, и экономить при этом кучу времени – вместо того, чтобы долго и скрупулезно форматировать и набирать с чистого листа каждое письмо или документ.

Ну, на сегодня, пожалуй, достаточно информации. Переваривайте, внедряйте, используйте и работайте не много, но эффективно !!! Удачи !!!

среда, августа 05, 2009

Про блог ...

Меня всегда удивляло настойчивое упорство, с которым люди, годами работая в офисе за компьютером, не могут и не хотят выучить даже пару простых комбинаций клавиш и тем самым сильно упростить себе работу. Они охотнее будут полчаса блуждать мышкой по менюшкам, выискивая кнопочку, которая «где-то тут была». И так каждый раз при повторяющихся операциях. Они будут долго и нудно вычитывать текст, вместо того, чтобы использовать автоматическую проверку орфографии. Хотя, нет !!! Грамотность и внешний вид документов их, обычно, вообще не волнует! Это я не говорю про то, чтобы установить себе какую-то новую программку для упрощения работы (благо их сейчас появилось довольно много, и, в том числе, бесплатных). Зачем ? На её изучение придется же потратить «кучу времени» да ещё, что хуже всего придется «напрягать извилину». Бррр! От одной мысли плохо стает : ) Но таких людей не переделаешь !
«Вверх таких не берут ! И тут … про таких не поют !» (с)
А мы же будем тут петь «про» и «для» тех, кто хочет эффективно работать на компьютере, экономно использовать все время выделенное для работы, и достигать значительных результатов с меньшими затратами сил и времени, и готов учиться, прилагать для этого усилия или хотя бы задать вопрос ! Темами наших бесед будут : компьютеры, программы (офисные, прикладные и вспомогательные), подготовка и оформление документов, делопроизводство.
Нас будет интересовать не техническая навороченность программ, различие их версий или сравнение с аналогами. Нет !!! Наш интерес в другом – чем конкретно эта программа может помочь мне в работе и как от неё этого добиться – просто, коротко и по возможности пошагово и иллюстрировано !